Slik ivaretar vi ditt personvern

Behandlingsansvarlig og databehandler

ECIT Forretningspartner kan være behandlingsansvarlig eller databehandler avhengig av hvilken type behandling det er snakk om. ECIT Forretningspartner vil være behandlingsansvarlig i de tilfellene det er vi som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. Dette kan være ved markedsføring, kundekontroll etter hvitvaskingsloven og for enkelte typer rådgivnings- og attestasjonsoppdrag, for eksempel ved due diligence.

I tilfeller der ECIT Forretningspartner utfører et kontraktsfestet regnskapsoppdrag vil vi som hovedregel være databehandler for kundene. Det samme gjelder ved flere av rådgivningstjenestene våre. Når ECIT Forretningspartner er databehandler, vil vår behandling av personopplysninger være regulert direkte gjennom en egen databehandleravtale med kunden.

For spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte personvernkontakten på epost: personvern@ecitfp.no

Her finner du informasjon om hvilke rettigheter du har når vi behandler personopplysninger om deg.

Rett til innsyn

Du har rett til å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og du har rett til å få en kopi av disse opplysningene. I tillegg har du rett til informasjon om hvordan vi behandler opplysningene dine. Informasjon om dette finner du i all hovedsak i denne personvernerklæringen.

Dersom du ønsker innsyn, kan du sende oss en forespørsel om dette. Vi kan be deg presisere hvilke opplysninger eller behandlingsaktiviteter du ønsker innsyn i.

I visse tilfeller er det nødvendig å gjøre unntak fra retten til innsyn. Dette er typisk der vi har lovpålagt taushetsplikt eller vi må holde informasjonen hemmelig av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgning av straffbare handlinger. Tilsvarende hvis opplysninger bare finnes i dokumenter utarbeidet for intern saksforberedelse og unntak fra innsynsretten er nødvendig for å sikre en forsvarlig saksbehandling.

Rett til retting

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige. ECIT Forretningspartner kontrollerer derfor våre opplysninger om deg mot Folkeregisteret og andre kilder. Dersom du mener at våre opplysninger om deg er uriktige eller ufullstendige, har du rett til å be om at opplysningene rettes eller oppdateres.

Rett til sletting

Du har rett til å be om at dine personopplysninger blir slettet dersom:

• Du trekker tilbake samtykket til behandlingen og det ikke er noen annen berettiget grunn til behandlingen.
• Du fremmer innsigelse mot behandlingen og det ikke er noen berettiget grunn til å fortsette behandlingen.
• Du retter innsigelse mot behandling for direkte markedsføring.
• Behandlingen er ulovlig.

Rett til begrenset behandling

Du kan kreve at ECIT Forretningspartner begrenser behandlingen av personopplysningene dine i bestemte situasjoner, for eksempel hvis:

• Du mener at personopplysningene ikke er riktige eller at behandlingen ikke er lovlig.
• ECIT Forretningspartner ønsker å slette, men du trenger opplysningene på grunn av et rettskrav.
• Du har fremmet en innsigelse mot behandlingen, og den er basert på en interesseavveining.

Vi vil fortsatt ha de aktuelle opplysningene lagret, men all annen behandling av personopplysningene vil stanses midlertidig. ECIT Forretningspartner kan begynne å behandle dine personopplysninger igjen hvis det er aktuelt i forbindelse med rettskrav, eller om det er for å verne en annen persons rettighet.

Rett til å få dine personopplysninger utlevert i maskinlesbart format (dataportabilitet)

Du har rett til å få en kopi av personopplysninger som du selv har gitt oss i et maskinlesbart format. I motsetning til retten til innsyn, gjelder denne retten kun personopplysninger som du selv har gitt oss og som behandles basert på samtykke eller avtale.

Rett til å protestere

Du har rett til å kreve at ECIT Forretningspartner ikke lenger behandler personopplysninger om deg hvis behandlingen er basert på berettigede interesser, med mindre det foreligger grunner som går foran dine interesser eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Hvordan du kan bruke rettighetene dine

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kan du sende e-post til personvernkontakten: personvern@ecitfp.no

E-post anses å være en usikret kanal, så vi anbefaler deg å ikke sende oss konfidensiell informasjon per e-post. Du får svar fra oss så raskt som mulig og senest innen 30 dager. Dersom vi ser at saksbehandlingstiden blir lenger enn 30 dager, gir vi deg beskjed om det.
I de tilfellene der ECIT Forretningspartner er databehandler, for eksempel ved regnskapsoppdrag, må du henvende deg til selskapet du er ansatt i eller har et kundeforhold til for å benytte deg av dine rettigheter.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som knyttes direkte eller indirekte til deg som person. Hvilke personopplysninger vi behandler, er avhengig av hvilke tjenester du har kjøpt.

Hvilke personopplysninger vi samler inn

• Identifikasjon og personlige opplysninger som navn, fødselsnummer, D-nummer (midlertidig identifikasjonsnummer), statsborgerskap, andre identifikasjonsnumre utstedt av offentlig myndighet, kopi av legitimasjon og stilling.
• Kontaktopplysninger som telefonnummer, adresse og e-postadresse.
• Særlige kategorier av personopplysninger som fagforeningsmedlemskap i forbindelse med lønnsoppdrag
• Lønns- og trekkopplysninger
• Lovpålagte opplysninger som skattemessige forhold (skattemessig bosted, skattetrekk), opplysninger i forbindelse med arbeid mot hvitvasking og terrorfinansiering.

Hvor henter vi dine personopplysninger fra?

Fra våre kunder

De personopplysningene vi registrerer, hentes hovedsakelig fra våre kunder. Dette kan for eksempel være informasjon om kundens ansatte eller andre som fremgår av kundens regnskap.

Fra deg

De personopplysningene som vi registrerer om deg kan også hentes direkte fra deg. For eksempel ved utfylling av egenerklæring ved utførelse av kundekontroll.

Fra tredjeparter

Vi innhenter opplysninger om deg fra andre for å kunne tilby våre kunder tjenester, overholde lovkrav og kvalitetssikre opplysninger som våre kunder har gitt oss. Eksempler på innhenting av informasjon fra tredjeparter som offentlig tilgjengelige kilder/registre eller kilder fra private virksomheter kan være:

• Registre som føres av offentlige myndigheter (for eksempel Folkeregisteret, eiendomsregisteret og motorvognregisteret)
• Firmaregistre.
• Altinn
• Skattekontorer
• For å gjennomføre kundekontroll etter hvitvaskingsregelverket innhenter vi informasjon fra offentlige myndigheter som skattemyndighetene, Brønnøysundregistrene og politiet. I tillegg innhenter vi opplysninger fra sanksjonslister som føres av norske myndigheter og internasjonale organisasjoner, som EU, FN og Office of Foreign Assets Control (OFAC).
• Registre som leverer informasjon om for eksempel reelle rettighetshavere og politisk eksponerte personer.

Fra informasjonskapsler (cookies)

Les mer om vår bruk av informasjonskapsler (cookies). 

Vi må alltid ha lovlig grunn til å bruke dine personopplysninger. Det finnes flere ulike lovlige grunnlag for å bruke personopplysninger i ECIT Forretningspartner.

Avtale med deg

Hovedformålet med vår behandling av dine personopplysninger er kundeadministrasjon, rådgivning, fakturering og gjennomføring regnskapstjenester i tråd med de avtalene vi har inngått med deg. Ved inngåelse av nye avtaler med deg, vil du alltid bli presentert med vilkårene for en slik avtale.

Rettslige forpliktselser

Vi behandler også personopplysningene dine for å oppfylle våre forpliktelser i henhold til lov, forskrifter eller myndighetsbeslutninger.

Eksempler på behandling basert på rettslige forpliktelser:

• Forebygging og avdekking av straffbare handlinger, som hvitvasking av penger, finansiering av terrorisme og bedrageri
• Sanksjonsovervåkning
• Bokføringskrav
• Oppbevaring av opplysninger etter regnskapslovgivning
• Rapportering til skattemyndigheter, politimyndigheter og tilsynsmyndigheter
• Statistikk, analyse og risikoklassifisering

Berettiget interesse

Vi kan bruke dine personopplysninger dersom det er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til ditt personvern. Den berettigede interessen må være lovlig, definert på forhånd, reell og saklig begrunnet i vår virksomhet.
Eksempler der vi legger berettiget interesse til grunn for våre behandlinger:

• Behandling av kontaktinformasjon til våre kunder og leverandører.
• Markedsførings-, produkt- og kundeanalyser. Analysene danner grunnlaget for markedsførings-, prosess-, forretnings- og systemutvikling og virksomhetsstyring. Hensikten er både å forbedre løsningene våre og å tilby best mulige tilbud, produkter og tjenester til våre kunder.  
• For å forebygge og avdekke svindel og andre straffbare handlinger.  

Når vi behandler personopplysninger om deg med grunnlag i våre berettigede interesser, kan du protestere mot behandlingen. Les mer om retten til å protestere under dine rettigheter.

Samtykke

I noen tilfeller vil vi be om ditt samtykke til å behandle personopplysninger. Et samtykke fra deg skal være frivillig, uttrykkelig og informert. Samtykke er et av behandlingsgrunnlagene hvis vi skal behandle særlige kategorier personopplysninger.

Dersom du har gitt samtykker til oss, kan du når som helst trekke disse tilbake. Trekker du tilbake ditt samtykke, vil behandlingen opphøre og personopplysningene som er knyttet til samtykket vil slettes.

Formålet med å bruke dine opplysninger er blant annet kundeadministrasjon og å oppfylle våre forpliktelser overfor deg. Vi bruker de også for å gi deg informasjon, tilbud og oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Levere produkter og tjenester

Kontaktinformasjon til våre kunder og leverandører

For å kunne administrere våre kunde- og leverandørforhold behandler vi personopplysninger om kontaktpersoner hos våre kunder og leverandører. ECIT Forretningspartner er behandlingsansvarlig for disse personopplysningene.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse

Regnskaps- og lønnstjenester

ECIT Forretningspartner leverer regnskaps- og lønnstjenester. I den forbindelse inngås det oppdragsavtale med kunden som angir oppdragets innhold. ECIT Forretningspartner er i disse tilfellene databehandler og behandler personopplysninger på vegne av, og etter instruks fra kunden. Det inngås databehandleravtale i ethvert kundeforhold som nærmere regulerer og setter rammene for ECIT Forretningspartner sin behandling av personopplysninger, herunder hvilke sikkerhetstiltak og slettefrister som skal gjelde.  

Behandlingsgrunnlag: Avtale

Rådgivnings- og attestasjonsoppdrag

ECIT Forretningspartner leverer flere rådgivningstjenester og utfører attestasjonsoppdrag for våre kunder. Avhengig av oppdragets art, vil personopplysninger innhentes for å kunne levere på avtalt leveranse. Vi vil ikke innhente og behandler mer personopplysninger enn det som er nødvendig for å gjennomføre rådgivnings- og attestasjonsoppdraget på en forsvarlig måte.

Behandlingsgrunnlag: Avtale

Markedsføring av våre produkter og tjenester

ECIT Forretningspartner ønsker å gi våre kunder informasjon om produkter innenfor de produktkategoriene hvor det allerede finnes et avtaleforhold med ECIT Forretningspartner, banken og/eller det enkelte foretak. ECIT Forretningspartner/Banken/foretaket vil da benytte nøytrale personopplysninger som navn, kontaktopplysninger, fødselsdato og hvilke tjenester eller produkter kunden allerede har inngått avtale om.

Ved hjelp av personopplysninger, interesse- og brukergruppeprofiler tilpasser vi kommunikasjon, rådgivning og tilbud for at dette skal oppleves som relevant og nyttig.

Opplysningene om deg kan også bli brukt i analyser og kundeundersøkelser, til utvikling og forbedring av produkter og tjenester og kundeservice.

Du kan også se annonser fra oss på sosiale medier og andre nettsider, når vi kjøper annonseplass gjennom ulike medier.

Kanaler for digital kundeservice og markedsføring

Nettsider: Hjemmeside, Nyhetssenter
Sosiale medier: Facebook, Instagram, LinkedIn
Andre kanaler: Nyhetsbrev, e-post, kundeundersøkelser

Kanaler for digital kundeservice og markedsføring

I Google Ads og gjennom Adobe Advertising Cloud Search holder vi rede på hvilke annonser som skal vises, teller antall visninger og klikk, og ser om det blir foretatt en handling basert på annonsene.

Behandlingsgrunnlag: Samtykke, Berettiget interesse

Sosiale medier

ECIT Forretningspartner benytter seg av ulike sosiale medier som Facebook, Instagram og LinkedIn for å være tilgjengelige for våre kunder. I disse kanalene deler vi nyttig informasjon og relevante saker og oppdateringer om ECIT Forretningspartner i nærsamfunnene.

Dersom du har profil på et av de ulike sosiale mediene, må du også forholde deg til deres vilkår og personvernerklæring. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom disse vilkårene.

Vi behandler og bruker også sammenstilte opplysninger om besøk og aktivitet på våre sider på sosiale medier til statistikk og analyse. Disse opplysningene kan ikke knyttes tilbake til enkeltpersoner.

All informasjon du gir til oss gjennom sosiale medier, for eksempel reaksjoner og kommentarer på våre innlegg, er ikke lagret hos oss, men hos det sosiale mediet siden vår er koblet til. Du kan når som helst slette opplysningene om deg selv, for eksempel dersom du sletter kommentarer du har lagt inn. Vær oppmerksom på at opplysningene ikke blir slettet dersom du bare avfølger siden vår.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse

Kunde- og markedsundersøkelser

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med markeds- og kundetilfredshetsundersøkelser. Tilbakemeldingene dine hjelper oss til å gi deg enda bedre produkter og tjenester. I tillegg kan vi måle effekten av forbedringstiltak og se på koblingen mellom kundetilfredshet og kundeatferd over tid.

Hvis du ikke vil dele denne typen opplysninger med oss, kan du la være å svare på undersøkelsen vi sender deg.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse

Register over potensielle kunder

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos potensielle kunder for å markedsføre våre tjenester ved å ta kontakt per e-post og/eller telefon. Opplysningene hentes fra offentlig tilgjengelige kilder, for eksempel virksomhetens nettside.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse

Kundekontroll

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med kundekontroll som vi er pålagt å gjennomføre etter Hvitvaskingsloven.  

I tillegg vil vi behandle personopplysninger for å forebygge og avdekke transaksjoner med tilknytning til utbytte fra straffbare handlinger eller med tilknytning til terrorfinansiering. Dette gjør vi fordi vi er pålagt undersøkelses- og rapporteringsplikt for mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsloven.

Vi er pålagt å rapportere mistenkelige opplysninger og transaksjoner etter hvitvaskingsloven til Økokrim v/Enheten for finansiell etterretning (EFE). Meldinger til Økokrim skal inneholde alt vi er kjent med om forholdet som har medført rapportering. Slike meldinger kan ikke gjøres kjent for de involverte.

Behandlingsgrunnlag: Rettslig forpliktelse, Berettiget interesse

Sikkerhet

ECIT Forretningspartner gjennomfører tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å sikre dine personopplysninger. ECIT Forretningspartner jobber kontinuerlig med å sikre at dine personopplysninger er beskyttet. Dette gjøres gjennom tilgangsstyring, logging, kryptering, brannmurer, adgangskontroll og kameraovervåking, samt andre tiltak som understøtter din sikkerhet og sikkerheten hos ECIT Forretningspartner. Vi har et eget styringssystem for informasjonssikkerhet, tilgangskontroll, avvikshåndtering og opplæring.

Kameraovervåkning

ECIT Forretningspartner har kameraovervåkning i våre lokaler. Opptakene oppbevares inntil 90 dager hvis de ikke er utlevert til politiet eller ECIT Forretningspartner har rett til å behandle opptakene til andre formål.

Behandlingsgrunnlag: Rettslig forpliktelse, Berettiget interesse

Logging

For å kunne spore tilbake til hvilke endringer som er gjort og av hvem, for eksempel der det er en feil i systemene eller det skjer et sikkerhetsbrudd, logges aktivitet som skjer i våre systemer der vi behandler dine personopplysninger. For å kunne identifisere eller forebygge eventuell ikke-ønsket aktivitet i eller mot ECIT Forretningspartner, har ECIT Forretningspartner en berettiget interesse av å logge denne trafikken. Slik logging skjer i et omfang som er strengt nødvendig og forholdsmessig for å sikre nett- og informasjonssikkerheten.

Behandlingsgrunnlag: Avtale, Rettslig forpliktelse, Berettiget interesse

Testing og utviklingsformål

ECIT Forretningspartner jobber kontinuerlig med å forbedre og videreutvikle våre systemer, tjenester og produkter. For å kunne ivareta personopplysningssikkerheten og sikre at våre løsninger fungerer som de skal, er vi avhengig av å kunne benytte data til test- og utviklingsformål. Hovedregelen er at det kun skal brukes fiktive eller anonymiserte data, men enkelte ganger er vi avhengig av å bruke reelle kundedata for å sikre funksjonalitet og sikkerhet.

Behandlingsgrunnlag: For å tilby våre kunder gode løsninger er vi avhengig av å utvikle og teste nye løsninger før vi går i produksjon med dem. Denne behandlingen har vi vurdert at ligger så tett opp mot det opprinnelige formålet vi har om å levere produkter og tjenester til våre kunder. I dette tilfelle har vi dokumentert dette i en såkalt forenlighetsvurdering.

Som ledd i vår rekruttering av medarbeidere

Hvis du søker på en stilling hos ECIT Forretningspartner, vil vi behandler personopplysninger om deg i forbindelse med søknaden. Det lagres opplysninger om deg, herunder søknaden, CV og annen dokumentasjon.

Behandlingsgrunnlag: Avtale

Noen ganger deler vi opplysninger om deg med andre som har rett til å bruke dem for eksempel offentlige myndigheter eller. Det kan være for å oppfylle vår avtale med deg, rettslige forpliktelser eller ivareta våre legitime interesser. Før vi deler personopplysninger, sørger vi alltid for at vi følger de aktuelle bestemmelsene om taushetsplikt som gjelder i ECIT Forretningspartner.

Internt i ECIT Forretningspartner

ECIT Forretningspartner har taushetsplikt om kundeopplysninger.  

Til offentlige myndigheter

ECIT Forretningspartner er etter lov i mange tilfeller pålagt å utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter. Eksempler på dette kan være utlevering til skattemyndigheter, NAV, domstolene, politiet, tilsynsmyndigheter, Økokrim og offentlige nemnder. Registrerte personopplysninger vil kun bli utlevert til offentlige myndigheter når dette følger av lovbestemt opplysningsplikt eller opplysningsrett.

Bruk av databehandlere

ECIT Forretningspartner benytter tredjeparter til å levere tjenester til deg som kunde. Dersom disse tredjepartene behandler dine personopplysninger, vil disse være våre databehandlere. For eksempel benytter ECIT Forretningspartner seg av flere skytjenester for å levere velfungerende tjenester til deg som kunde.

ECIT Forretningspartner inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på våre vegne. Avtalen regulerer hvordan databehandleren kan bruke personopplysninger de får tilgang til. ECIT Forretningspartner vil kun benytte databehandlere som garanterer at de vil etterleve personopplysningsloven og GDPR.
I oppdrag hvor ECIT Forretningspartner er databehandler for våre kunder vil disse tredjepartene anses som underdatabehandlere.

Overføring ut av EU/EØS

ECIT Forretningspartner ønsker først og fremst å kun benytte databehandlere som holder til i EU/EØS. Hvis ECIT Forretningspartner benytter leverandører utenfor EU/EØS-området, vil vi forsikre oss om at følgende vilkår er oppfylt for å sikre at personvernet og rettighetene til våre kunder er godt ivaretatt:

• Det foreligger et godkjent overføringsgrunnlag for overføringen av personopplysninger til et tredjeland, for eksempel bruk av standardkontrakter (EUs standardklausuler) som er godkjent av EU-kommisjonen, databehandleren har gyldige bindende konsernregler (BCR), eller EU- kommisjonen har besluttet at det foreligger et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i det aktuelle landet.
• Beskyttelsesnivået for behandlingen av personopplysningene i et tredjeland er vurdert at tilsvarer beskyttelsesnivået i EU/EØS, som følge av gitte tekniske og/eller organisatoriske tiltak.

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for de formål de ble samlet inn og behandlet for, med mindre lov eller forskrift krever at vi lagrer dem lenger.

Så lenge det er nødvendig

Som hovedregel beholder vi personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle en avtale du har inngått med oss, eller i henhold til krav til oppbevaringstid i lover og forskrifter. Etter det blir de slettet eller anonymisert.

I de tilfeller der oppbevaring av personopplysningene dine er basert utelukkende på et samtykke fra deg, og du trekker samtykket ditt tilbake, vil vi slutte å samle inn opplysninger basert på samtykket og slette opplysningene så raskt som mulig.

Eksempler på oppbevaringstider

• Tilbud: opptil 6 måneder etter at kunden mottok tilbudet
• Oppbevaring av opplysninger for å etterleve hvitvaskingslovgivning er 5 år
• Dokumentasjon som er innhentet og utarbeidet for å forebygge og avdekke hvitvasking og terrorfinansiering: 10 år etter gjennomført transaksjon eller avsluttet kundeforhold
• Opplysninger vi er pålagt å oppbevare henhold til bokføringsloven og bokføringsforskriften: opptil 10 år
• Backup av logger: Oppbevares så lenge det er hensiktsmessig for den enkelte tjeneste (Backup-loggene oppbevares adskilt med streng tilgangskontroll.)

Det er viktig for oss at du føler deg trygg når du besøker nettsiden vår, samtidig som vi kan yte vårt beste for å gi deg det du trenger.

Les mer om cookies i personvernerklæringen til ECIT.

Hvis du mener vi bryter personvernreglene eller er misfornøyd med behandlingen av din henvendelse, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss, slik at vi kan gi svar og avklare eventuelle misforståelser.

Kontaktinformasjon

Hvis du lurer på noe om denne personvernerklæringen eller vår behandling av dine personopplysninger, kan du sende en e-post til personvernkontakten på personvern@ecitfp.no  

Klage til Datatilsynet

Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Informasjon om det finner du på Datatilsynets nettsider.

Med jevne mellomrom må vi oppdatere personvernerklæringen for å gi deg rett informasjon om hvordan vi behandler personopplysningene dine.

Oversikt over endringer